Thông báo lỗi

Notice: Undefined offset: 1 trong counter_get_browser() (dòng 70 của /home/caobang3/public_html/sites/all/modules/counter/counter.lib.inc).

Hướng dẫn thao tác khởi tạo, ban hành văn bản đi phục vụ công tác quản lý, theo dõi, thống kê, báo cáo tình hình trao đổi, xử lý văn bản điện tử

Thời gian qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice đã được ứng dụng rộng rãi trong trong hoạt động quản lý điều hành của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, việc trao đổi, xử lý văn bản giữa các cơ quan nhà nước tỉnh bước đầu đã đạt được một số kết quả đáng khích lệ.

Tuy vậy, trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành vẫn còn tồn tại một số bất cập gây khó khăn cho công tác quản lý, theo dõi, tìm kiếm, thống kê, báo cáo tình hình trao đổi, xử lý văn bản điện tử như: Điền thông tin về văn bản không chính xác hoặc không điền đầy đủ thông tin mô tả văn bản; số, ký hiệu, trích yếu trên văn bản điện tử không giống với số, ký hiệu, trích yếu hiển thị trên phần mềm; hình thức văn bản hiển thị trên phần mềm không đúng với loại văn bản... Để việc quản lý, theo dõi, thống kê được chính xác, phản ánh đúng hiện trạng trao đổi, xử lý văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước. Sở Thông tin và Truyền thông đề nghị các cơ quan, đơn vị quan tâm thực hiện một số nội dung sau:

- Quán triệt đến công chức, những người liên quan trực tiếp đến việc xử lý khởi tạo văn bản chú ý điền đầy đủ thông tin về văn bản khi khởi tạo, phát hành văn bản đi như: Số ký, hiệu và trích yếu của văn bản; hình thức, lĩnh vực văn bản; văn bản có bản giấy, văn bản ngoại tỉnh, văn bản nội tỉnh;…

- Một số lưu ý khi thực hiện thao tác khởi tạo, ban hành văn bản:

+ Đối với số ký, hiệu: Nên sử dụng số ký hiệu được thiệt lập sẵn trên phần mềm theo yêu cầu thực tế của từng cơ quan, đơn vị. Ví dụ công văn của Sở Thông tin và Truyền thông do Phòng công nghệ thông tin soản thảo thì khi điền thông tin ban hành số ký hiệu sẽ được phần mềm cấp tự động là …./STTTT-CNTT (trường hợp số, ký hiệu văn bản trên phần mềm chưa được thiết lập phù hợp với số, ký hiệu theo yêu cầu thực tế tại đơn vị, cần liên hệ đề nghị VNPT Cao Băng hỗ trợ thiết lập).

+ Đối với trích yếu: Copy nguyên trích yếu trên văn bản vào trường “Trích yếu” trên phần mềm để đảm bảo hai nội dung trích yếu này là một.

+ Đối với hình thức văn bản: Cần chọn hình thức văn bản trên phần mềm đúng với loại văn bản được soạn thảo (Thực tế có nhiều văn bản là báo cáo nhưng trên phần mềm lại hiển thị là công văn).

+ Tích chọn ô “Có văn bản giấy” khi văn bản được phát hành vừa qua phần mềm vừa qua đường công văn. Trường hợp chỉ phát hành bản điện tử (không gửi kèm bản giấy) thì để trống ô “Có văn bản giấy”.

+ Nếu là văn bản nội tỉnh thì tích chọn ô “VB nội tỉnh”, nếu là văn bản ngoại tỉnh thì tích chọn ô “VB ngoại tỉnh”.

+ Thực hiện thao tác ký số trên phần mềm để hệ thống ghi nhận và thống kê văn bản đã được ký số.

Trên đây là nội dung hướng dẫn thao tác khởi tạo, ban hành văn bản đi phục vụ công tác quản lý, theo dõi, thống kê, báo cáo tình hình trao đổi, xử lý văn bản điện tử. Đề nghị các cơ quan, đơn vị nghiêm túc thực hiện./.

THỐNG KÊ TRUY CẬP

  • Visitors:
    • Hôm nay:128
    • Trong tuần:1,284
    • Trong tháng:3,856
    • Trong năm:150,175